Jak zarządzać dostępami do usług analitycznych i marketingowych

Jak zarządzać dostępami do usług analitycznych i marketingowych

Jak zarządzać dostępami do usług analitycznych i marketingowych

Jest poniedziałek. Dzień, w którym wyznaczyliśmy z klientem datę rozpoczęcia nowego projektu. Chcemy zwiększyć ilość kontaktów sprzedażowych pozyskiwanych przez stronę www. Żeby zrobić cokolwiek dobrze, muszę zrozumieć, jak funkcjonuje jego biznes, otoczenie konkurencyjne oraz jak skutecznie działają obecne procesy pozyskiwania klientów.

Mam kilka sprawdzonych narzędzi dających ogólny ogląd sytuacji, ale w tym projekcie najważniejsze są szczegółowe dane klienta. Głównie świeże, takie jak: poziom ruchu na stronie, ilość konwersji, skuteczność reklam oraz ewentualne problemy z serwisem wyłapane przez Google. Proszę więc o dostęp do Google Analytics, Google Ads, Facebook Ads, Google Search Console oraz ewentualnie do Google tag Managera i Google Moja Firma.

Wtedy zazwyczaj następuje krótka lub nieco dłuższa przymusowa przerwa w projekcie, przeznaczona na odnalezienie i przekazanie dostępów. Znasz to skądś?

Przez ostatnie kilka lat branża marketingu internetowego pędzi jak szalona. Pojawia się coraz więcej możliwości, coraz więcej narzędzi, coraz więcej specjalistów. Każdy kolejny marketingowiec wdraża nowe narzędzia, zakłada nowe konta, zbiera więcej danych. W wielu firmach, nawet tych najlepiej zorganizowanych, pojawia się zjawisko które roboczo nazwałem „Access Mess”, czyli bajzel w zarządzaniu dostępami.

Zjawisko w wersji łagodnej powoduje opóźnienia w projektach, gdyż nadanie dostępów do danych i narzędzi zajmuje nieco czasu. Występowanie “przewlekłe” doprowadza do utraty historycznych danych lub całych kont reklamowych, czyli w efekcie pieniędzy i wiedzy w firmie.

Z tego poradnika dowiesz się, jak skutecznie uporządkować posiadane już dostępy, i w jaki sposób myśleć o zarządzaniu nimi w przyszłości.

Krok 1: Poznaj najczęściej popełniane błędy

Istnieją trzy główne scenariusze, których powinieneś unikać podczas zakładania kont i administrowania usługami marketingowymi.

1. Różne usługi marketingowe dla jednej firmy są administrowane przez zupełnie różne osoby. Przykładowo, głównym właścicielem konta Google Ads jest agencja SEM, właścicielem konta Google Search Console jest agencja SEO, a konto Google Analytics zakładał pracownik, który już nie pracuje i jest skonfliktowany z firmą (więc o uzyskaniu dostępów można zapomnieć). Taka sytuacja rodzi chaos, problemy z integracją kont, a w skrajnych przypadkach także utratę danych historycznych.

2. W firmie istnieje jedno centralne konto firma@gmail.com służące do zarządzania usługami marketingowymi. Login i hasło do niego krążą swobodnie wśród pracowników i partnerów. Nie muszę chyba pisać, czym to się zazwyczaj kończy?

3. W firmie jest jedno konto do zarządzania usługami. Nadawanie uprawnień z jego użyciem jest jednak robione nieprawidłowo. Przykładowo, osoba odpowiedzialna za dodawanie wpisów w usłudze Google Moja Firma dostaje od razu poziom dostępu „właściciela”, czyli o wiele za wysoki. Może dzięki niemu, świadomie lub nie, dokonać nieodpowiednich modyfikacji kluczowych informacji, jak np. numer telefonu do firmy. Osoby które zaprzestały współpracy z biznesem (byli pracownicy, partnerzy, podwykonawcy) nie są pozbawiani dostępów do usług którymi się zajmowali. To również czasami prowadzi do niekorzystnych sytuacji.

Podobnych scenariuszy można wymienić więcej, niemniej z tymi trzema spotykam się najczęściej. Znasz któryś z własnego doświadczenia? Sprawdź, jak w kilku krokach skutecznie się z nim uporać.

Krok 2: Zbierz wszystkie narzędzia, z których korzystasz, w jednym miejscu

Nawet jeśli uważasz, że takie narzędzia jak Google Search Console to sprawa agencji SEO (w końcu płacisz im za to, żeby się nim zajmowali), zrób spis wszystkich kont i usług, które zawierają dane istotne dla twojego biznesu. Mogą być one płatne lub bezpłatne. Zarządzane przez pracownika lub partnera. Posiadanie takiego spisu w jednym miejscu (np. w pliku Excela) znacznie ułatwi późniejsze zarządzanie dostępami. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, załączam listę typowych narzędzi marketingowych wraz z przykładami. Zapytaj swoich pracowników oraz partnerów, z których rodzajów narzędzi korzystają i kto nimi obecnie zarządza.

  • Analityka i User Experience stron www: Google Analytics, Adobe Analytics, HotJar
  • Narzędzia SEO: Google Search Console, Ahrefs, SEM Rush, Majestic SEO
  • Analityka konkurencji: SimilarWeb
  • Narzędzia dla firm lokalnych: Google Moja Firma, Moz Local
  • Zarządzanie tagami na stronie www: Google tag Manager
  • E-mail Marketing: FreshMail, Mailchimp, GetResponse
  • Marketing Automation: iPresso, SALESmanago
  • CRM: Pipedrive, edrone
  • Strony lądowania: Landingi, Instapages, Leadpages
  • Monitoring Internetu: Brand24, Brandwatch
  • Automatyzacja publikacji Social Media: Buffer, SproutSocial
  • Zarządzanie kampaniami reklamowymi: Google Ads, Facebook Ads
  • Chat na stronie www: Livechat, Wechat

Patrząc na ilość dostępnych na rynku narzędzi marketingowych powyższa lista to jedynie skromny przykład tego, co faktycznie może być używane w twojej firmie. Nie zdziw się więc, jeśli twój docelowy listing będzie znacznie dłuższy.

Krok 3: Wyznacz jeden firmowy adres e-mail, do zarządzania dostępami i narzędziami

Powinien to być adres, który w pełni kontrolujesz. Niezależny od pracowników czy partnerów, którzy mogą odejść. W małych firmach w tym celu często używany jest e-mail właściciela. Na początku nie będzie problemu, ale kiedy firma rośnie i narzędzi przybywa, ilość maili w skrzynce szefa robi się uciążliwa.

Dlatego warto założyć osobną skrzynkę typu narzedzia@twojafirma.pl. Powinna być ona regularnie przeglądana przez osobę decyzyjną, ponieważ niekiedy komunikacja wysyłana przez narzędzia zawiera ważne informacje. Dodatkowo wszystkie maile o określonej tematyce, np. z narzędzi SEO lub zawierające faktury, powinny być przekierowane regułami automatycznymi do odpowiednich osób, np. księgowości czy pracowników działu SEO.

Krok 4: Dla wyznaczonego adresu stwórz konto Google

Narzędzia Google to w zakresie marketingu internetowego branżowy standard. Aby móc zarządzać nimi za pomocą firmowego adresu e-mail, który właśnie wyznaczyłeś, powinieneś powiązać go z kontem Google.

Konto możesz założyć, wypełniając kilka pól na tej stronie.

Aby nie zakładać konta Gmail, zaznacz opcję użycia firmowego adresu e-mail:

Podczas tworzenia konta Google wybierz opcję użycia istniejącego adresu e-mail
FORMULARZ TWORZENIA NOWEGO KONTA GOOGLE.

Gratuluję, stałeś się właśnie posiadaczem konta Google, które posłuży do korzystania z szeregu narzędzi udostępnianych przez tę firmę.

Czas na krok czwarty, czyli przejęcie władzy nad narzędziami za pomocą stworzonego adresu e-mail.

Krok 5: Przypisz sobie uprawnienia administracyjne

Właściwie nie sobie, tylko adresowi e-mail, który właśnie stworzyłeś i powiązałeś z kontem Google. Teraz przyda ci się stworzona w kroku pierwszego lista narzędzi, z których korzysta twoja firma. Dla każdego z nich zaloguj się na koncie administracyjnym i przyznaj najwyższe uprawnienia administracyjne dla nowego adresu e-mail. Jeśli nie masz dostępów, poproś o to pracowników lub partnerów którzy je mają.

Ważne: jeśli fizycznie twoja firma nie płaci za dane narzędzie, a jedynie za usługę wykorzystującą to narzędzie (np. twoja agencja korzysta z SimilarWeb i robi ci co miesiąc raport), nie wymagaj dostępów administracyjnych. Możesz poprosić o konto z dostępem do danych, ale nie wszystkie narzędzia takie konta posiadają. Za to do kluczowych narzędzi Google typu Analytics, Ads, Search Console, Mój Biznes, tag Manager, Merchant Center, bezwzględnie powinieneś uzyskać dostęp administracyjny, nawet jeśli zostały one założone przez partnera.

Krok 6: Sprawdź poziomy uprawnień i dostępu do kont

W chwili gdy stworzony adres e-mail uzyska w firmowych narzędziach dostęp administracyjny, zaloguj się nim po kolei do wszystkich paneli i zweryfikuj:

1. Czy adres faktycznie posiada uprawnienia administracyjne?

2. Czy wszystkie osoby mające dostęp do danego konta faktycznie powinny go mieć? Usuń dostępy dla byłych pracowników i partnerów, z którymi już nie pracujesz.

3. Czy osoby mające dostęp do konta nie posiadają zbyt wysokich uprawnień? Przykładowo, uprawnienia administracyjne dla stażysty odpowiedzialnego za analitykę to przesada. Dostosuj uprawnienia tak, aby umożliwiały danej osobie wykonywanie pracy, do której została zatrudniona i nic ponadto.

Krok 7: Zabezpiecz odpowiednio dane dostępowe do kont

Cała dotychczasowa praca pójdzie na marne, jeżeli nie zabezpieczysz odpowiednio dostępów do kont, które właśnie posprzątałeś. W tym celu:

1. Zabezpiecz konto Google dla nowego adresu e-mail uwierzytelnieniem dwuskładnikowym. Zrobisz to w ustawieniach konta https://myaccount.google.com/ w zakładce Bezpieczeństwo -> Logowanie się w Google -> Weryfikacja dwuetapowa.

2. Dla każdego narzędzia, do którego logujesz się tym samym administracyjnym adresem e-mail stworzonym w kroku pierwszym ustaw inne, unikalne hasło. Jeśli dla wszystkich narzędzi będziesz miał ten sam zestaw login + hasło, to cała twoja praca na nic.

3. Do przechowywania haseł użyj managera typu LastPass. Nie zapisuj ich w pliku, nie wysyłaj e-mailem, ani za pośrednictwem komunikatorów. Jeżeli już musisz podzielić się z kimś hasłem, bo np. narzędzie którego używasz nie ma możliwości przyznawania osobnych dostępów, LastPass umożliwia zrobienie tego w sposób bezpieczny. Dokładną instrukcję znajdziesz w tym artykule na stronie LastPass.

Krok 8: Dbaj o aktualność poziomów dostępu

Zadbaj o to, aby w przypadku rozstania z pracownikiem lub partnerem biznesowym, elementem procedury stało się odebranie takiej osobie lub firmie wszystkich dostępów do narzędzi. Wiem że to truizm, ale wiem też, że sporo firm nie przestrzega tej zasady.

Żeby było łatwiej, w pliku ze spisem wszystkich narzędzi możesz zaznaczyć, kto obecnie ma dostęp i do czego. Nie zaszkodzi także, jeśli raz na kwartał zrobisz przegląd wszystkich kont i zweryfikujesz uprawnienia.

Usługi Google, z których warto korzystać prowadząc biznes

Jeśli prowadzisz małą firmę i nie korzystasz jeszcze ze zbyt wielu narzędzi marketingowych, poniżej znajdziesz listę poradników dotyczących zakładania i konfiguracji kont w usługach Google:

Paweł Bieniek

Nazywam się Paweł Bieniek. Pomagam przedsiębiorcom w zarządzaniu marketingiem i sprzedażą w oparciu o procesy i dane, aby bez konieczności kończenia specjalistycznych kursów byli w stanie szybciej skalować swoje firmy. Swoją ekspertyzę opieram na dwóch dekadach doświadczenia w biznesie, marketingu i sprzedaży.

Brak komentarzy

Dodaj komentarz

Komentarz
Imię
Email
Strona WWW

>